為(wei) 應對當前金融危機，由貿促總會(hui) 組織，貿促陝西省分會(hui) 承辦的“推進國際會(hui) 展應對金融危機研討會(hui) ”4月6日在西安召開。總會(hui) 張偉(wei) 副會(hui) 長到場講話。
我會(hui) 梁鵬程副秘書(shu) 長出席會(hui) 議，並應邀發表了題為(wei) “觀眾(zhong) 組織，展會(hui) 成功舉(ju) 辦的生命線 ”的講話。講話中介紹了我會(hui) 展覽會(hui) 觀眾(zhong) 組織工作由弱到強的各發展階段。梁副秘書(shu) 長講話全文如下：
觀眾(zhong) 組織，展會(hui) 成功舉(ju) 辦的生命線
--紡織貿促會(hui) 展覽會(hui) 觀眾(zhong) 組織工作介紹
伟德国际英国已走過了20年的曆程，我會(hui) 的主體(ti) 業(ye) 務是舉(ju) 辦紡織服裝行業(ye) 國內(nei) 外展覽會(hui) ，從(cong) 1988年開始的單一的中國國際紡織機械展覽會(hui) 發展到2008年合作承辦13個(ge) 國內(nei) 展，涵蓋了整個(ge) 紡織服裝產(chan) 業(ye) 鏈，2008年在如此嚴(yan) 峻的經濟形勢下，在中國貿促會(hui) 和中國紡織工業(ye) 協會(hui) 的堅強領導與(yu) 支持下，紡織貿促分會(hui) 克服種種困難，不斷改革創新，各項工作都取得了較好發展。全年來華展共舉(ju) 辦13個(ge) ，總展出麵積564，800平方米，其中境外展商麵積147，190平方米，國際參與(yu) 度約占25％；參展商總計8128家，其中境外參展商2348家；專(zhuan) 業(ye) 貿易觀眾(zhong) 總計324，206名，其中境外專(zhuan) 業(ye) 觀眾(zhong) 32，690名，平均約占10％。境外展合作自主舉(ju) 辦2個(ge) ，組織企業(ye) 參加境外知名紡織展覽會(hui) 7個(ge) ，共計1113個(ge) 標準展位，參展商640家。這些數字背後，一方麵是緊密依靠中國貿促總會(hui) 和中國紡織工業(ye) 協會(hui) 的大力支持，一方麵是我會(hui) 多年來對於(yu) 展會(hui) 開拓工作不斷地探索而積累了一些辦展經驗。這裏麵既有與(yu) 國外知名展覽公司的成功合作，也有與(yu) 各個(ge) 行業(ye) 專(zhuan) 業(ye) 協會(hui) 的團結協作；既有對參展企業(ye) 的組織，也有對專(zhuan) 業(ye) 買(mai) 家的邀請，其中觀眾(zhong) 組織，作為(wei) 一個(ge) 展會(hui) 成功舉(ju) 辦的生命線，對於(yu) 一個(ge) 辦展組織或單位來講是各項工作中的基礎與(yu) 成功源泉。縱觀其發展曆程，我會(hui) 觀眾(zhong) 組織工作經過了這樣幾個(ge) 發展階段：
第一階段：（1988年––1994年）政府辦展國企唱主角，觀眾(zhong) 組織行政牽主線。
1988年的中國國際紡織機械展覽會(hui) 是第一個(ge) 行業(ye) 展覽會(hui) ，那時展覽會(hui) 還是一個(ge) 新鮮事物，無論是行業(ye) 管理體(ti) 製和企業(ye) 的性質、管理、營銷都沒有市場化，國內(nei) 紡織服裝企業(ye) 以國企占絕對主體(ti) ，展商的招展與(yu) 觀眾(zhong) 的組織多是借助行政幹預手段，基本是上傳(chuan) 下達發文件、各省市聯絡員會(hui) 議、發參觀票的方式。
第二階段：（1995年––2003年）市場經濟展會(hui) 生變化，觀眾(zhong) 資源積累加利用。
1992年，國家實行市場經濟體(ti) 製改革以後，很多國企進行改組改造，很多民營企業(ye) 蓬勃發展，展覽會(hui) 的國企參與(yu) 比例逐年下降，民營企業(ye) 逐漸活躍，觀眾(zhong) 組織行政幹預手段逐漸弱化。紡織貿促會(hui) 1995年與(yu) 法蘭(lan) 克福展覽公司合作舉(ju) 辦的第一屆麵料展的同時，也為(wei) 我們(men) 帶來了先進的辦展經驗與(yu) 服務理念，我方敏銳地意識到觀眾(zhong) 的重要性，開始收集到場參觀的觀眾(zhong) 名片資料並加以利用，用於(yu) 下一屆的觀眾(zhong) 邀請工作；並與(yu) 主辦的行業(ye) 會(hui) 議、出訪團組、企業(ye) 名錄等行業(ye) 活動相結合，互補互促；開始嚐試用excel表格、foxpro等軟件管理逐年積累的觀眾(zhong) 信息，建立起了一個(ge) 專(zhuan) 門負責觀眾(zhong) 信息管理與(yu) 組織邀請的數據庫人員小組。數據庫信息積累量達到10萬(wan) 餘(yu) 條，並於(yu) 1996年出版了業(ye) 內(nei) 頗有影響力的企業(ye) 名錄《紡織工業(ye) 指南》。此階段，“觀眾(zhong) 組織”工作的概念與(yu) 內(nei) 涵逐步清晰。
第三階段：（2004年––2008年）提升展會(hui) 國際化、品牌化、市場化程度，觀眾(zhong) 挖潛分析與(yu) 服務。
近幾年來，中國的展覽業(ye) 飛速發展，但國內(nei) 會(hui) 展與(yu) 發達國家相比還存在很大的差距，比如展會(hui) 的品牌化、國際化、市場化，以及對參展商和觀眾(zhong) 組織和服務等方麵，都亟待更大的提升。展覽會(hui) 觀眾(zhong) 已不再單純停留在組織邀請階段，服務也提上了議事日程。如何增加潛在觀眾(zhong) 的數量，確保受眾(zhong) 麵？如何吸引潛在觀眾(zhong) 到場，豐(feng) 富現場活動？如何留住VIP買(mai) 家，提升服務？紡織貿促會(hui) 采用Access數據庫管理軟件分析曆屆觀眾(zhong) 構成，通過現場、名錄、報刊、網絡、合作交換等多種途徑搜集擴充更新數據庫本行業(ye) 及下遊行業(ye) 企業(ye) 信息；通過網站配合展會(hui) 宣傳(chuan) 並開通觀眾(zhong) 網上預登記係統；通過數據分析、設立特邀買(mai) 家參觀日，鎖定VIP買(mai) 家；通過觀眾(zhong) 問卷調查、改進相應服務；通過電子郵件、短信、信函、電話、市場調研推介、商協會(hui) 合作等橫向多點的聯係渠道與(yu) 業(ye) 界人士互動交流。會(hui) 內(nei) 展覽、聯絡、信息、法律等部門通力合作，通過全會(hui) 展覽活動貫穿整個(ge) 紡織服裝產(chan) 業(ye) 鏈的特點優(you) 勢，各展資源綜合利用開發；積極吸納發展會(hui) 員，為(wei) 其提供《紡織貿促通訊》，從(cong) 國家政策導向、行業(ye) 形勢分析、貿易資訊發布、法律服務等環節加強與(yu) 企業(ye) 的縱深聯係，將招展招商做得更加人性化；通過同類展會(hui) 主辦的合作，優(you) 勢互補，錯位經營，共享資源，擴大展會(hui) 影響麵（如紹興(xing) 展、廣東(dong) 家紡展）；通過舉(ju) 辦專(zhuan) 業(ye) 性的技術交流講座與(yu) 行業(ye) 賽事（如家紡設計大賽），豐(feng) 富展會(hui) 內(nei) 涵與(yu) 外延；通過多個(ge) 方麵工作全麵推進，形成了總量60餘(yu) 萬(wan) 條、聯係方式具體(ti) 、聯絡途徑豐(feng) 富的專(zhuan) 業(ye) 買(mai) 家數據庫，較好的解決(jue) 了這些問題。在金融危機爆發的08年下半年，旗下的展覽會(hui) 觀眾(zhong) 數量沒有大的滑坡，有些還是上升的，這並非偶然。此階段，“觀眾(zhong) 組織”已深入人心，成為(wei) 全會(hui) 工作的重點之一。
現階段：（2009年––）展會(hui) 運作規模與(yu) 合作觀眾(zhong) 有聲交流與(yu) 溝通。
2008年歲末，紡織貿促會(hui) 順利實現了前期製定的四年發展規劃目標，2009年伊始，麵對著席卷全球的金融風暴對實體(ti) 經濟的衝(chong) 擊，作為(wei) 服務業(ye) 的展會(hui) 也受到了很大影響。我會(hui) 及時確立了“保規模、立信心、深服務”的辦展指導方針，我們(men) 進一步提高了對展會(hui) 觀眾(zhong) 組織的重視程度，把觀眾(zhong) 組織好作為(wei) 應對展會(hui) 規模下滑、吸引展商的重要舉(ju) 措。在保留原先一係列做法的同時，從(cong) 過去的無聲單向宣傳(chuan) 為(wei) 主，逐步向有聲雙向溝通轉變，通過電話、實地走訪等方式與(yu) 買(mai) 家溝通，把展商與(yu) 觀眾(zhong) 之間的商貿派對做在前頭、落到實處。對於(yu) 規模較小展會(hui) 的運作，也在探索嚐試以VIP專(zhuan) 業(ye) 觀眾(zhong) 的需求來定向招展的模式。同時我們(men) 正著手投入財力進行觀眾(zhong) 數據庫管理係統的全麵改造升級、引進先進的觀眾(zhong) Call-center係統等。
盡管紡織行業(ye) 分會(hui) 在觀眾(zhong) 組織方麵做了大量的工作，也積累了一定的經驗，但隨著展會(hui) 規模的不斷擴大，對觀眾(zhong) 組織工作也要求越來越高，特別是專(zhuan) 業(ye) 展會(hui) 的更加細分化，對不同的參展群體(ti) 相對應的買(mai) 家群如何組織提出了更高需求。另一方麵，隨著信息技術的快速發展，如何將新興(xing) 的信息技術應用到觀眾(zhong) 邀請中來，還有大量的工作需要嚐試與(yu) 探討。我們(men) 將深入學習(xi) ，努力實踐，和貿促會(hui) 同行一起發展壯大我國的會(hui) 展事業(ye) 。
