在國際貿易中，買(mai) 賣雙方在簽訂合同之後，就合同相關(guan) 事宜或者貿易安排需要進行變更時，往往通過郵件、電話、麵談等方式進行。而貿易雙方妥善保存在此期間的相關(guan) 書(shu) 麵文件，對於(yu) 後期發生貿易糾紛時確認債(zhai) 權債(zhai) 務關(guan) 係和法律責任歸屬往往具有十分重要的意義(yi) 。但一些出口企業(ye) 在貿易實踐中，往往由於(yu) 種種原因忽視了書(shu) 麵證據的留底和保存，為(wei) 日後可能發生的貿易糾紛埋下了隱患。中國出口信用保險公司（中國信保）處理的兩(liang) 宗索賠案件就充分說明了書(shu) 麵證據的重要性。

　　案情介紹

　　案例一：國內(nei) 出口企業(ye) X向俄羅斯買(mai) 家出口一批貨物，形式發票約定支付條件為(wei) “70%定金生產(chan) 前支付，30%餘(yu) 款在收到傳(chuan) 真單據7日後支付”，貨物從(cong) 廈門通過鐵路運輸至阿拉山口再運往俄羅斯。貨物到達俄羅斯後，買(mai) 方在應付款到期後遲遲不支付30%的餘(yu) 款，由於(yu) 投保了出口信用保險，X遂向中國信保報損並提出索賠。中國信保在處理過程中，發現該案存在以下問題：

　　1.出口合同約定貨物價(jia) 值120,274.20美元，而發票金額僅(jin) 為(wei) 8514..89美元；

　　2.出口合同約定價(jia) 格中包含運費，而形式發票的價(jia) 格條件為(wei) FOB，且被保險人在安排貨物出口時代買(mai) 方墊付運費36800美元；

　　3.買(mai) 方在應付款發生逾期，X多次催討的情況下，赴廈門與(yu) X以口頭協商方式變更支付方式為(wei) “貨物出口後30天內(nei) 支付餘(yu) 款（含被保險人代墊的運費和阿拉山口的滯期費）”。

　　在後續調查過程中，中國信保發現X應買(mai) 方要求低開了發票金額；買(mai) 方聲稱按照《國際貿易術語解釋通則2000》的條款，FOB項下由買(mai) 方承擔運費，且X無法提供全部事項的書(shu) 麵證據材料。

　　案例二：國內(nei) 某出口企業(ye) B向德國買(mai) 家出口一批貨物，合同約定目的港為(wei) 比利時的安特衛普，但實際運抵港為(wei) 德國漢堡。貨物到港後，買(mai) 方以貨物運抵港錯誤為(wei) 由拒絕付款。B向中國信保反映在安排貨物出運時，買(mai) 方的指定貨代通知其將目的港改為(wei) 德國漢堡，B認為(wei) 貨代為(wei) 買(mai) 方指定，目的港更改事宜應為(wei) 買(mai) 方授意，遂照辦。但中國信保隨後與(yu) 貨代駐廈門辦事處和漢堡辦事處聯係目的港更改事宜，對方拒絕提供書(shu) 麵材料。

　　案件分析

　　上述兩(liang) 案均存在出口企業(ye) 未保留相關(guan) 書(shu) 麵材料的問題，為(wei) 債(zhai) 權確認和欠款追討工作增加了難度。

　　案例一中，做低發票金額、更改支付條件等均屬於(yu) 更改合同的主要內(nei) 容，在貿易雙方達成一致的情況下，也應留存書(shu) 麵文件，以便將來發生貿易糾紛時，出口企業(ye) 能夠提出相應證據進行抗辯。其實，貿易雙方的往來信函、電子郵件和在線聊天工具的聊天記錄等都可以作為(wei) 證據留存，不一定必須要求原始的紙質資料。而在出口貿易的實際操作中，一些出口企業(ye) 往往隻是一通電話就口頭約定了合同內(nei) 容或對其進行修改、補充。而且出口企業(ye) 認為(wei) 事後再讓買(mai) 方出具書(shu) 麵證明可能會(hui) 給對方留下對進口商不信任、不放心的印象，不利於(yu) 雙方貿易關(guan) 係的維係和發展。其實出口商在和買(mai) 方達成口頭協議或收到買(mai) 方的口頭指示之後，完全可以通過郵件、傳(chuan) 真、在線聊天等形式和買(mai) 方再次確認雙方洽談和指示的內(nei) 容，並委婉表示希望買(mai) 家能書(shu) 麵答複，而這些往來的記錄都可以作為(wei) 證據留存。

　　而在案例二中，出口企業(ye) 認為(wei) 貨代為(wei) 買(mai) 方指定，更改目的港的指示肯定是由買(mai) 方指示貨代提出的。雖然最終貨代駐廈門辦事處的人員私下向中國信保透露更改目的港的指令確由漢堡辦事處發出，但由於(yu) 辦事處拒絕提供書(shu) 麵材料，因此出口企業(ye) 缺乏充分的證據證明買(mai) 方因目的港更改而責怪出口企業(ye) 並拖欠貨款是無理的要求。出口企業(ye) 從(cong) 中應該看到在買(mai) 方指定貨代的情況下隱含的道德風險。因為(wei) 無論是出於(yu) 何種原因更改了目的港，一旦發生爭(zheng) 執和異議，貨代出於(yu) 自保考慮是不會(hui) 出來指證的，因此在貿易來往中保留相關(guan) 證據就變得尤為(wei) 重要，出口企業(ye) 完全可以要求貨代在對貨物運輸的約定做出修改或補充時提供書(shu) 麵的指示或說明。

　　從(cong) 上述兩(liang) 個(ge) 案例我們(men) 可以看到，其實出口企業(ye) 隻需在貿易過程中多個(ge) 心眼，以各種方式和途徑保留貿易過程中的證據，就可以在出險後及時提供有力證明，為(wei) 挽回損失打下基礎。因此廣大出口企業(ye) ，特別是業(ye) 務操作人員應該重視貿易往來書(shu) 麵證據的留存，吸取其他企業(ye) 的慘痛教訓，積極維護企業(ye) 的貿易利益。