展會(hui) 直通車
會(hui) 展操作規範淺談
通過多年在企業(ye) 的實際會(hui) 展操作，我總結出如下會(hui) 展操作流程及及操作規範，適合絕大多數營銷係統設置比較齊備的企業(ye) 。（圖：會(hui) 展操作流程圖）
一、明確企業(ye) 參加各種會(hui) 展的目的
企業(ye) 參加會(hui) 展企業(ye) 首先要明確參加會(hui) 展的目的，不外乎幾個(ge) 方麵的考慮：
1、通過會(hui) 展，展示企業(ye) 的品牌，同時通過會(hui) 展提供的信息渠道和網絡宣傳(chuan) 自己的產(chan) 品，在很短的時間內(nei) 與(yu) 目標顧客直接溝通，可將產(chan) 品的信息發送給特定的客戶，並可產(chan) 生來自顧客的即時反應。
2、會(hui) 展是生產(chan) 商、批發商和分銷商進行交流、溝通和貿易的匯聚點，特別是專(zhuan) 業(ye) 性會(hui) 展其所代表是所在行業(ye) 的縮影，在某種程度上就是一個(ge) 市場，我們(men) 可以在會(hui) 展中與(yu) 供應商、經銷商和合作夥(huo) 伴建立建立良好的關(guan) 係，從(cong) 而樹立企業(ye) 在整個(ge) 市場中的整體(ti) 形象。
3、通過會(hui) 展企業(ye) 可以尋找到優(you) 秀的供應商品和代理商，並研究當地的市場情況，發現目標客戶，過能洽談，達成合作意向或交易。
4、通過會(hui) 展期間的調查和觀察，我們(men) 可以收集到有關(guan) 競爭(zheng) 者、分銷商和新老顧客的信息，能夠迅速、準確地了解國內(nei) 外最新產(chan) 品和發明的現狀與(yu) 行業(ye) 發展趨勢等，從(cong) 而為(wei) 製定下一步的發展戰略以及產(chan) 品的研發和改進提供依據。
隻有明確參加會(hui) 展的目的，我們(men) 在參加每次會(hui) 展時才能製定具體(ti) 的會(hui) 展任務，如通過會(hui) 展要尋找到XX家上遊供應商，發展XX家下級經銷商，以及達成意向訂單XX分，現在簽訂訂單XX分，達成目標交易額XX萬(wan) ……才能使我們(men) 的會(hui) 展變得有針對性，且目標明確，不致於(yu) 使我們(men) 的費用打水飄。
二、編製全年會(hui) 展計劃
在明確會(hui) 展目的以後，我們(men) 就要要根據全年的營銷計劃，綜合考慮產(chan) 品上市計劃和銷售情況，編製全年的會(hui) 展計劃，計劃考慮以下幾部分：
1、會(hui) 展的地域分布：要做到國內(nei) 重點區域（北京、上海、廣州、深圳、武漢、成都、西安等）和國外市場（歐美、亞(ya) 太等）均有考慮，同時考慮會(hui) 展地區的特點；
2、會(hui) 展時間安排：要做到均勻分布要保證到1-2個(ge) 月有一個(ge) 展會(hui) ，重點季節（銷售旺季、產(chan) 品上市前期等）可多安排；
3、會(hui) 展類型：要考慮會(hui) 展的專(zhuan) 業(ye) 性（無線通訊類、計算機類等要與(yu) 企業(ye) 產(chan) 品實際相符），還有全國性的綜合性展會(hui) ，高交會(hui) 、廣交會(hui) 等。
三、編製作會(hui) 展費用預算
在明確全年的會(hui) 展大計劃之後就是要著手編製會(hui) 展費用預算，所謂要看米下鍋，我們(men) 要量入為(wei) 出，根據企業(ye) 的收益狀況編製合理的會(hui) 展費用預算，既不能無的放矢，也不能做得太緊，在編製預算時主要考慮以下幾方麵費用：
l、租用展覽場地的費用。
2、廣告宣傳(chuan) 費：包括展前吸引參展客商和參觀者的各種媒介廣告費用,展中發放各種廣告宣傳(chuan) 品如產(chan) 品目錄、產(chan) 品使用說明書(shu) 、產(chan) 品廣告傳(chuan) 單、促銷贈品、產(chan) 品的試用樣品的費用,展覽會(hui) 上錄像播放、懸掛廣告橫幅和廣告宣傳(chuan) 畫的費用等等。
3、展品的運費、保險費、供現場示範表演的產(chan) 品費用。
4、展台的設計和建造費用：包括展台設計或再設計的費用,展台建造和裝飾整理費用,展台建造材料的購買(mai) 和運輸費用,雇用專(zhuan) 業(ye) 公司或專(zhuan) 業(ye) 人員的費用等等。
5、展覽場地的聲、光、電、水、電話、空調、清潔場地、攝影照相等多種設備的費用;展覽場地的家具、地毯、花卉及其它環境裝飾物的費用。
6、公共關(guan) 係活動的費用。如召開新產(chan) 品新聞發布會(hui) 的費用;招待記者對本企業(ye) 產(chan) 品及展位進行采訪報道的交際費用;邀請知名人士出席開幕式剪彩儀(yi) 式的費用;對重點客戶迎來送往、請客吃飯、租用賓館套房、安排旅遊娛樂(le) 活動、預訂返程票、饋贈禮品的費用;對於(yu) 一般的潛在客戶或目標觀眾(zhong) 開展聯誼活動的費用,如贈送展覽會(hui) 入場券、戲票,邀請參加文娛活動等等;在展覽會(hui) 期間舉(ju) 行產(chan) 品技術研討會(hui) 的費用;聘請和培訓展覽禮儀(yi) 模特及產(chan) 品示範操作人員的費用等等。
7、.參展人員的吃穿住行、郵政通訊、公關(guan) 交際、工資津貼獎金等方麵的費用。
8、應付偶發事件的處理費用和其它雜支費用。
四、選擇具體(ti) 的展會(hui)
編製好全年會(hui) 展計劃和預算計劃，我們(men) 就知道，我們(men) 會(hui) 展的大方向和我們(men) 手中可支配的費用範圍，根據企業(ye) 的目標及手中所擁有的“糧草”，選擇我們(men) 所要參加的會(hui) 展，做到有的放矢。選擇會(hui) 展時主要考慮如下一些因素：
1、會(hui) 展的目標市場： 展會(hui) 的目標市場包括其主題定位、目的、觀眾(zhong) 結構等，確定該展會(hui) 是否與(yu) 我們(men) 的發展計劃相吻合，能否促進我們(men) 達到預期的目標。
2、是會(hui) 展的規模：成功的會(hui) 展必然具備一定的規模，規模大的會(hui) 展可以吸引更多的專(zhuan) 業(ye) 觀眾(zhong) ，而這正是保證參展商達到參展目的的最主要因素。評估展會(hui) 的規模主要看參展商和專(zhuan) 業(ye) 觀眾(zhong) 的數量以及展覽麵積的大小。
3、會(hui) 展組織者的能力：選擇有影響力、富有經驗及對行業(ye) 的認知度高的組織者。會(hui) 展的組織是一個(ge) 龐大的係統工程，從(cong) 會(hui) 展推廣、專(zhuan) 業(ye) 觀眾(zhong) 的邀請、行業(ye) 活動的組織安排到客戶服務等一係列工作需組織者在切實了解參展商需求的情況下做出策略性統籌才能成功舉(ju) 辦。我們(men) 可以從(cong) 其對外的招展函、廣告以及各項組織計劃等方麵來評估組織者的策劃能力和宣傳(chuan) 推廣能力。
4、會(hui) 展的曆史和影響：如在過去的幾年中，參展商有哪些、會(hui) 展的效果如何等，我們(men) 應選擇有影響力、知名度高、參展商多且參展商的影響力強的會(hui) 展。
5、參展的費用：在參展費用越來越高的趨勢下，我們(men) 根據自身的財力在預算內(nei) 選擇適合的會(hui) 展，參展的費用不能對企業(ye) 造成額外的負擔。
6、會(hui) 展所在城市和展覽館：大城市、國際性大都市是會(hui) 展選擇的重點，其交通運輸、酒店、報關(guan) 、簽證以及展館的配套及服務水平要優(you) 於(yu) 其它城市。展覽會(hui) 舉(ju) 辦的地點多選在信息幅射能力強的大城市,或某種商品的產(chan) 地,或交通方便、四通八達的商品集散地城市,或商品進出口口岸城市,或旅遊風景區。展覽會(hui) 地點選擇的好壞,對有效觀眾(zhong) 數量的多少有直接影響。
五、展位、展台的設計和布置
一旦確定了參加某一展會(hui) ，我們(men) 就要著手進入具體(ti) 某一展會(hui) 的實際操作過程。
首先是展位選擇，在展會(hui) 中所處的位置相當重要，它是決(jue) 定會(hui) 展效果的關(guan) 鍵因素，因此在選擇位置時,應考慮展位是否靠近會(hui) 場的主要通道、洗手間、餐廳或小賣部，從(cong) 遠處能否望見展位,是否被鄰近較大的展位所遮蔽，主要競爭(zheng) 對手的展位設在何處等，總之要盡快選擇一個(ge) 位置最佳而租金合適的展位。
在確定展位之後就要著手進行展台的設計，在展台、展位的美術設計方麵,最佳創意是獨樹一幟，牢牢抓住參觀者的視線和注意力,在突出企業(ye) 主形象的同時展示企業(ye) 的重點產(chan) 品；另外展台層次感應鮮明,功能區域分配合理，展台設計應盡量做到簡潔、明了，特別造型及顏色,應做到莊重大氣、要表現企業(ye) 是有實力、有活力、充滿自信的高科技企業(ye) 。
其次產(chan) 品陳列也是很有講究的，參展的產(chan) 品的品種、規格不要太多，要有所取舍，盡量展示我們(men) 最新的產(chan) 品，並把它擺在展台最顯眼的位置上,並運用多種技術手段表現和強調其創新之處，。並要選擇質量較好、有代表性、在市場上有競爭(zheng) 力的商品參展。展出的產(chan) 品在突出重點的前提下，應盡可能多樣化，以適應不同消費者的需要。選定展品之後,要把展品放在展台最突出、最顯眼的中心位置，切忌喧賓奪主，讓過於(yu) 華麗(li) 的裝飾物、過於(yu) 耀眼的燈光、過於(yu) 喧囂的音響，分散了顧客對產(chan) 品的注意力。
在展台布置中要使用比較新的展示手法：配備較好的服務器、顯示器、運用等離子電視、音響設備，采用三維動畫、模型、圖表、相片、PowerPoint等手法。
六、參展人員的選配及行為(wei) 規範
確定了以下的硬件設施，接下來一個(ge) 重要的事情就是我們(men) 的軟件設施：參展人員。參展人員配備的質量決(jue) 定著參展我們(men) 在會(hui) 展上的成敗，企業(ye) 配備的人員的能力及其展示反映了企業(ye) 在行業(ye) 中的地位，而參展人員的身體(ti) 語言、對話和知識是否具有親(qin) 和力對會(hui) 展的成功是極為(wei) 重要的，參展人員選配應從(cong) 以下方麵來考慮：
1、根據展覽性質選派相關(guan) 部門的人員，參展人員應包括公司領導、市場協調人員、技術支持人員、銷售人員（可選擇展位所在區域人員）、禮儀(yi) 接待人員（可聘學生兼職）、翻譯人員，如展位過大還應考慮保安人員；
2、根據工作量的大小決(jue) 定人員數量,一般每10平方米的展位麵積至少應配有兩(liang) 名人員。如果展出時間過長，應考慮有兩(liang) 批甚至三批人員不斷地更換,以免過度疲勞降低參展人員的工作效率；
3、參展人員的基本素質，應具有飽滿的工作熱情和認真的工作作風,言行謙和,態度耐心,能主動去接觸參觀者,發現潛在客戶;具有足夠的交際經驗,口齒伶俐反應快,有隨機處理某些特殊事情和問題的能力;對產(chan) 品知識爛熟於(yu) 心,能準確回答顧客提出的有關(guan) 產(chan) 品方麵的問題；能熟練演示產(chan) 品的功效特點,掌握現場演示技術具有一定的推銷經驗,能熟練運用推銷產(chan) 品的技巧,針對不同類型的顧客進行有效的說服工作等；
4、參展人員應統一著裝並配帶企業(ye) 工牌及參展牌；保持旺盛的精力，應熱情向參觀者打招呼，耐心回答問題；注意及時整理展台和宣傳(chuan) 材料，保持展台的整潔；嚴(yan) 禁穿奇裝異服，留怪發型，在展台上吸煙、飲酒、吃東(dong) 西、打電話、看報紙雜誌與(yu) 同事閑談聊天，怠慢參觀者，或以貌取人，根據參觀者的衣著好壞而態度不同；糟神萎靡不振,或舉(ju) 止粗魯；對參觀者提出的問題漫不經心，態度冷漠對顧客軟磨硬泡，強迫對方購買(mai) 等。
5、參展人員必須進行明確分工，分清的工作責任和權限，確定每個(ge) 人的具體(ti) 工作任務，同時注意安全保衛工作。
七、展會(hui) 準備工作
確定好軟硬件兩(liang) 方麵的大頭事宜，我們(men) 還要在展會(hui) 前做如下的準備工作：
1、宣傳(chuan) 資料準備：包括企業(ye) 宣傳(chuan) 畫冊(ce) 、產(chan) 品宣傳(chuan) 單頁、手提袋、問卷調查表、促銷禮品、宣傳(chuan) 光盤等
2、PR（傳(chuan) 播）準備：針對展會(hui) 應事先撰定2-3篇傳(chuan) 播稿，並針對展會(hui) 所在地區做出媒介邀請計劃，邀請媒體(ti) 參加展會(hui) 。
3、產(chan) 品準備：根據展會(hui) 選擇參展產(chan) 品種類及數量，並於(yu) 參展前一周左右做好產(chan) 品調試，同時準備參展相關(guan) 設備及儀(yi) 器，如顯示器、網線、測試工具等
4、參展易耗品購置：購買(mai) 會(hui) 展所用相關(guan) 辦公文具（筆、膠水、訂書(shu) 機、釘、封箱膠、藥品等）
5、參觀人員往返飛機票、火車票、住宿、飲食預定
6、人員準備：確定參展人員名單，對參展人員進行相關(guan) 培訓，同時編製參展人員聯係表
7、費用準備：按照預算進行各項費用（借款）準備
八、展台設計驗收及布展
在各項準備工作就緒後，參展人員抵達參展地點，提前三天對展台設計商的設計的展台進行驗收並布展，驗收和布展主要考慮：
1、展台搭建是否按照設計要求施工，項目是否完備，展台搭建安全性
2、展台色調是否協調，光照是否足夠，電源插頭是否夠用，網絡是否通暢
3、主形象產(chan) 品陳列和功能演示分布是否合理
4、場內(nei) 衛生及設備是否幹淨整潔
5、保障設施（飲水機、桌椅、托盤、名片盒等）是否到位
6、領取參展證及與(yu) 組委會(hui) 協調會(hui) 場布展情況
九、展覽會(hui) 上的現場演示
展覽會(hui) 上現場演示要注意以下問題
1、必須演示出產(chan) 品最能吸引顧客購買(mai) 的主要優(you) 點,把產(chan) 品與(yu) 眾(zhong) 不同的優(you) 勢和最精彩的部分演示出來。
2、產(chan) 品演示要通俗易懂,易於(yu) 被參觀者了解,可以以視頻、遊戲、圖形、資料等各種促銷工具來充分展示產(chan) 品。
3、示範表演具有某種趣味性、戲劇性,以更有效地吸引參觀者。
4、現場演示的效果,受演示者操作水平影響很大，因此要對演示人員進行係統全麵的培訓。
5、示範表演的同時,演示人員還要盡可能圓滿地回答顧客的種種問題,打消顧客的疑慮,促使他們(men) 對產(chan) 品產(chan) 生認同，培養(yang) 潛在客戶。
十、展覽會(hui) 上的廣告宣傳(chuan)
展覽會(hui) 本身就是一種宣傳(chuan) 活動,但要達到預期目的,還要做大量的廣告宣傳(chuan) 工作：
1、展出之前,展覽會(hui) 的主辦者通常要提前一個(ge) 季度甚至半年,通過電視、報紙、廣播、雜誌等大眾(zhong) 傳(chuan) 媒發布廣告,引起公眾(zhong) 注意,吸引參展客商，此時可選擇在主辦方的廣告結合做一些宣傳(chuan) ；同時在公司網站上發布會(hui) 展信息，同時可以電子郵件或信函放出展會(hui) 邀請函。
2、展出期間,要繼續廣泛使用各種宣傳(chuan) 媒介,如實物、圖片、文字、模型、產(chan) 品功能示範操作、表演、解說、演講、幻燈、錄像、音響效果、谘詢、研討會(hui) 、各種廣告宣傳(chuan) 品、贈品和試用樣品、新聞報道、大眾(zhong) 傳(chuan) 媒廣告等等,形成綜合性、複合型的傳(chuan) 播能力,以吸引更多的目標觀眾(zhong) ,達到更好的促銷效果。
3、展會(hui) 後要繼續配合展會(hui) 進行一些後續報道，並將報道製成新聞剪報分發公司各部，用於(yu) 贈送客戶或合作夥(huo) 伴。
十一、展覽會(hui) 上的市場調研
展覽會(hui) 上，是收集各信息的絕好機會(hui) ，為(wei) 此我們(men) 要針對展會(hui) 製作一套市場調研計劃。
1、收集競爭(zheng) 對手信息：讓參展人員帶著相機和記錄本,花時間去競爭(zheng) 對手的每個(ge) 展位,看看對方推出了什麽(me) 新產(chan) 品,對方的產(chan) 品規格、價(jia) 格、付款條件、交貨方式,以及與(yu) 你的產(chan) 品有何區別等資料
2、收集參觀者：可舉(ju) 行參觀者座談會(hui) ,請參觀者留言,開展有獎問卷調查,舉(ju) 辦谘詢交流活動等，收集參觀者的有關(guan) 材料,如他們(men) 的姓名、單位、地址、電話號碼、對產(chan) 品的興(xing) 趣和要求等，以便以後進行跟蹤調查，並從(cong) 中發現目標用戶
3、收集行業(ye) 信息和市場動態：要積極關(guan) 注展會(hui) 上出現的新產(chan) 品和新技術，以便把握行業(ye) 最新動態，同時為(wei) 公司製定營銷策略和研發新產(chan) 品提供依據。
十二、參展效果的評估與(yu) 分析
展覽會(hui) 閉幕後,參展企業(ye) 應及時進行評估和分析。
1、展會(hui) 對銷售的促進作用：在展會(hui) 結束後一個(ge) 月內(nei) ，銷售業(ye) 績的增長情況及訂單量
2、費用控控製情況：將實際花費與(yu) 預算相比，看看是節約還是超支
3、對獲得的市場信息進行分析和評價(jia) ，提供相應調查報告
4、對展會(hui) 組委會(hui) 及展會(hui) 做總體(ti) 評價(jia) （從(cong) 展會(hui) 規模、展會(hui) 組織、展會(hui) 服務、參展商情況、參觀人員），就下次是否參展做出初步決(jue) 策。
5、對參展效果進行評測：目標是否達成、各項任務是否完成、參觀者對公司展會(hui) 評價(jia) 等
6、對傳(chuan) 播效果進行評測：媒體(ti) 關(guan) 注度、稿件刊發數、傳(chuan) 播到達度、受眾(zhong) 知曉度、企業(ye) 品牌美譽度等
7、展會(hui) 組織評測：展會(hui) 組織是否充分、展會(hui) 資料是否齊全、人員安排是否合理、會(hui) 場秩序是否良好等
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